De Yorkshire Terriër en Vriendenclub behartigt de belangen van de American Hairless Terriër, Biewer Terriër, Yorkshire Terriër, Toy Fox Terriër en Engelse Toy Terriër.

Art. 1 Begripsbepaling

In dit reglement wordt verstaan onder : 

1. de vereniging: Yorkshire Terriër Vriendenclub Nederland gevestigd te Rotterdam ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24435321;
2. de statuten: de statuten van de stichting, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op 29 November 2007, op 28 September 2010 bij notaris J.Th.H. Leijser te Rotterdam 
3. het bestuur: het bestuur van de vereniging als bedoeld in artikel 8 van de Statuten.

(in afwachting van de nieuwe statuten 2026)

Art. 2 Taken en bevoegdheden van bestuur en bestuursleden

2.1. Het bestuur en de bestuursbesluiten

1. Bestuurt en vertegenwoordigt de vereniging ;
2. Bestaat uit een dagelijks en algemeen bestuur ;
3. Neemt met minimaal twee bestuursleden uit het dagelijks bestuur besluiten die geen uitstel kunnen velen, en stellen de overige (bestuurs) leden bij eerste gelegenheid op de hoogte van dergelijke besluiten ;
4. Vergadert als de voorzitter samen met de secretaris en /of penningmeester dit wenselijk acht en wordt, spoedeisende gevallen uitgezonderd, tenminste twee weken voor de door de voorzitter bepaalde dag, uur en plaats van de vergadering in kennis gesteld ;
5. In spoedeisende gevallen neemt de voorzitter tezamen met de secretaris dan wel de penningmeester alle noodzakelijke beslissingen, onder de verplichting om tijdens de eerstvolgende vergadering aan het voltallige bestuur verantwoording te doen;
6. Kan voor bepaalde en onbepaalde tijd commissies in het leven roepen ;
7. Handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in onder andere de jaarbegroting en andere budgetten ;
8. Ontstaat een vacature dan wel is een bestuurslid her-verkiesbaar, dan kunnen nieuwe kandidaten voorgedragen worden vanuit de algemene ledenvergadering ;
9. Uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur ;
10. Kandidaten moeten een kandidaatstelling formulier indienen met steunverklaring van tenminste tien andere stemgerechtigde leden; 
11. Nieuwe bestuursleden worden benoemd bij acclamatie door de voorzitter of na schriftelijke verkiezing, beide op een reguliere vergadering, bij voorkeur de jaarvergadering ;
12. Kandidaat bestuursleden moeten in persoon ter vergadering aanwezig zijn, dan wel een schriftelijke bereidverklaring aan de voorzitter hebben gestuurd ;
13. Declareert uitsluitend onkosten die voortvloeien uit voor de vereniging verrichte werkzaamheden conform artikel 10 van dit huishoudelijk reglement; 
14. Sommige bestuurstaken zijn uitwisselbaar.

2.2. De voorzitter

1. Heeft algemene leiding van de vereniging ;
2. Vertegenwoordigt de vereniging naar buiten toe samen met de secretaris dan wel de penningmeester ; 
3. Overlegt met officiële instanties ;
4. Geeft leiding aan het bestuur volgens Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen ;
5. Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden ;
6. Treedt in overleg  met de secretaris over de door de secretaris opgestelde agenda voor elke vergadering ;
7. Leidt de bestuursvergaderingen en de jaarvergadering ;
8. Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de statuten, dit huishoudelijk reglement en overige reglementen zoals die van de Raad van Beheer ;
9. Ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt ;
10. Treedt in overleg met de secretaris over de te ondertekenen notulen van alle vergaderingen en de belangrijke uitgaande brieven.
11. Ondertekent samen met de secretaris de notulen van alle vergaderingen en de belangrijke uitgaande brieven.

2.3. De vice-voorzitter

1. Vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid ;
2. Is klokkenluider: houdt intern toezicht op het bestuur en de bestuursleden (inclusief voorzitter) en controleert het naleven van statuten, het huishoudelijk reglement, overige reglementen zoals dat van de Raad van Beheer en afspraken op ( bestuurs-) vergaderingen.

2.4. De penningmeester 

1. Voert de financiële administratie ;
2. Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging ;
3. Stelt financiële overzichten op in ieder geval jaarlijks binnen drie maanden na afloop van het verenigingsjaar ;
4. Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag dat, samen met de begroting voor het daarop volgende jaar,na goedkeuring door het bestuur en controle van de kascommissie wordt aangeboden aan de algemene ledenvergadering ;
5. Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen en investeringen ;
6. Begroot inkomsten en uitgaven van diverse projecten en voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit ;
7. Beslist zelfstandig over uitgaven tot € 300,= euro ;
8. Draagt zorg voor de te innen contributies ;
9. Beoordeelt of uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van projecten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken ;
10. Houdt toezicht op door andere bestuursleden gedane uitgaven bijvoorbeeld ten behoeve van clubartikelen, website of nieuwsbrief ;
11. Draagt zorg voor de ledenadministratie .

2.5. De secretaris 

1. Draagt zorg, in overleg met de voorzitter, voor het opstellen van de agenda’s en alle bijbehorende stukken en het tijdig verzenden daarvan ;
2. Maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld :

• De datum en plaats van de vergadering;
• De aanwezige en afwezige (bestuurs-)leden met behulp van een presentielijst;
• De genomen besluiten;
• Ondertekent na overleg met en in opdracht van de voorzitter de notulen.

1. Stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op ;
2. Ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden ;
3. Neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie;  
4. Archiveert alle relevante documenten ;
5. Voert de eindredactie over de nieuwsbrief en ziet toe op een regelmatige, tijdige verschijning ;
6. Coördineert en stuurt activiteiten ;
7. Beheert en houdt het online platform zoals Microsoft 365 bij ;
8. Beheert de facebookpagina en houdt die bij.

2.6. De webmaster / second webmaster

1. Beheert de website ;
2. Ziet erop toe dat deze beschikbaar en bereikbaar is ;
3. Beheert de structuur van de website ;
4. Zorgt ervoor dat de inhoud van de website actueel en volledig is ;
5. Voert de eindredactie van teksten op de website ;
6. Beoordeelt content die voor plaatsing op de website wordt aangeboden en overlegt met de voorzitter indien teksten worden aangeboden of geplaatst die niet door de beugel kunnen ;
7. Ziet erop toe dat de website en alle andere interne en externe communicatie voldoet aan de huisstijl ;
8. Onderhoudt contacten met hen die teksten of andere content voor de website aanleveren ;
9. Beantwoordt de binnenkomende e-mail.  Met de secretaris worden goede afspraken gemaakt over de soorten e-mail die de

     webmaster zelf mag afhandelen ;

1. Van andere e-mails stuurt de webmaster een ontvangstbevestiging, de verdere beantwoording/afhandeling wordt overgedragen aan de secretaris.

2.7. Einde bestuurslidmaatschap

1. Elk jaar treden er  bestuursleden af volgens het volgende rooster:
2. Het eerste jaar de voorzitter
3. Het tweede jaar de secretaris en een algemeen bestuurlid
4. Het derde jaar de penningmeester en een algemeen bestuurslid
5. Zulks iedere keer als de betreffende bestuurleden een periode van drie jaar hebben gefunctioneerd
6. Nieuw gekozen bestuursleden worden op het rooster van aftreden geplaatst daar waar zij het bestuurslid vervangen.
7. Ieder die ophoudt lid te zijn van het bestuur is verplicht binnen twee weken alle onder hem berustende verenigingstukken en eigendommen van de vereniging behoorlijk geordend aan het bestuur over te dragen.

Art.3 Commissies

3.1.      Commissies dan wel werkgroepen vallen onder de eindverantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur ;

3.2.      Commissieleden dienen zich te houden aan de door het bestuur dan wel de algemene ledenvergadering vastgestelde begroting ;

3.3.      Een commissielid kan ten allen tijde door het bestuur vervangen worden ;

3.4.      Een door het bestuur ingestelde commissie kan ten allen tijde door het bestuur worden opgeheven.

Art. 4 Kascommissie

4.1.      De kascommissie is ten allen tijde bevoegd een tussentijds onderzoek in te stellen ;

4.2.      Een tussentijds onderzoek dient in ieder geval ingesteld te worden wanneer een aftredend penningmeester de boekhouding overdraagt aan zijn opvolger ;

4.3.      De kascommissie brengt van een tussentijds onderzoek schriftelijk verslag uit aan het bestuur ;

4.4.      De kascommissie controleert voorafgaande aan de jaarvergadering de boeken en doet daarvan verslag aan het bestuur en de leden.

Art. 5 Algemene vergaderingen

5.1.      Van brieven die aan de algemene vergadering zijn gericht wordt in de eerstvolgende algemene vergadering bij de behandeling van het agendapunt “ingekomen stukken” mededeling gedaan.

Zij vormen geen punt van beraadslaging indien zij niet als agendapunt op de agenda zijn vermeld dan wel met een agendapunt verband houden.

5.2       Een lid is stemgerechtigd als hij/zij 18 jaar of ouder is en de contributie voor het lopende jaar heeft betaald.

5.3.      Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een voorstel van orde doen. Een dergelijk voorstel betreft de wijze van behandeling van agenda of agendapunt.

5.4       Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een voorstel indienen betreffende een agendapunt dat aan de orde is.

Het voorstel vormt slechts onderwerp van beraadslaging indien het door tenminste tien andere aanwezige stemgerechtigde leden wordt ondersteund.

5.5       Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een amendement indienen. 

Een amendement behelst een duidelijk omschreven voorstel tot wijziging van een voorstel dat aan de orde is.

Het amendement vormt slechts onderdeel van beraadslaging indien het door tenminste tien andere aanwezige stemgerechtigde leden wordt ondersteund.

5.6       Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een motie indienen.

Een motie behelst een duidelijk omschreven voorstel om een oordeel uit te spreken of een verzoek te doen.

Een motie voorstel vormt slechts onderwerp van beraadslaging indien het door tenminste tien andere stemgerechtigde leden wordt ondersteund.

Een motie die geen betrekking heeft op een bepaald agendapunt kan bij de rondvraag worden ingediend.

Indien in een aangenomen motie het bestuur gevraagd wordt iets te doen of te laten beraad zij zich in de eerstvolgende bestuursvergadering en maakt het genomen besluit zo spoedig mogelijk aan de leden bekend.

Indien het bestuur besluit aan de motie geen gevolg te geven is het verplicht het onderwerp als te behandelen op de agenda te plaatsen van de eerstvolgende algemene vergadering.

5.7       Ieder lid kan met toestemming van de voorzitter een persoon introduceren bij bijeenkomsten en vergaderingen, tenzij het bestuur heeft bepaald dat voor een specifieke vergadering of bijeenkomst introductie niet is toegestaan.

5.8       Blanco stemmen, onthoudingen van stemmen en ongeldige stemmen worden niet tot de uitgebrachte stemmen gerekend.

5.9       Een algemene vergadering kan op locatie of digitaal worden gehouden. Een combinatievergadering van digitaal en op locatie is niet mogelijk. Het bestuur beslist de wijze van vergaderen.

Art. 6 Toelating leden

6.1       Zij die als lid willen toetreden dienen bij hun aanmelding, schriftelijk, via de mail dan wel de website hun naam, adres, postcode, woonplaats en indien aanwezig hun emailadres te vermelden. De vereniging verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor verenigingsdoeleinden en in overeenstemming met de AVG.

6.2       Persoonsgegevens van leden worden niet openbaar gepubliceerd zonder toestemming. Ledenlijsten worden uitsluitend intern gedeeld en niet openbaar gemaakt. De vereniging gebruikt alleen digitale systemen die voldoen aan de AVG. Bestuursleden gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens en delen deze niet met derden zonder toestemming.

6.3       Het lidmaatschap is pas van kracht nadat het aspirant-lid zijn verschuldigde lidmaatschap heeft voldaan. Mits deze persoon niet op de uitsluitingslijst staat, is opnieuw aanmelden als lid niet mogelijk. Dit verzoek moet worden voorgelegd aan de ALV. Voor hernieuwde toelating als lid is een meerderheid van stemmen vereist.

6.4       Pup kopers die van een clubfokker / Fokkerslid een pup gekocht hebben, kunnen een proeflidmaatschap aangeboden krijgen dat na een jaar wordt geëvalueerd.

6.5       Een persoon waarvan het lidmaatschap beëindigd is door ontzetting of opzegging door de vereniging kan na twee jaar opnieuw een lidmaatschap aanvragen, waarbij de vastgelegde regels gelden voor toelating. Dit verzoek moet worden voorgelegd aan de ALV. Voor hernieuwde toelating als lid is een meerderheid van stemmen vereist.

Art. 7 Leden

De leden onthouden zich er van tegenover derden de indruk te wekken dat zij de vereniging officieel representeren, tenzij zij deel uit maken van het dagelijks bestuur of door het bestuur uitdrukkelijk tot representatie zijn gemachtigd.

Art. 8 Contributies en financiële verplichtingen

8.1       De op de algemene vergadering vastgestelde contributies dienen voor 31 Januari van het betreffende jaar te zijn betaald. Zij die na 1 Juli van enig jaar lid worden betalen voor het lopende verenigingsjaar de helft van de voor dat jaar vastgestelde contributie. (in afwachting van statuten)

8.2       Leden die na schriftelijke aanmaning van het bestuur op 1 Maart de vastgestelde contributie nog niet hebben voldaan, worden geacht het lidmaatschap per die datum opgezegd te hebben met in achtneming van een zodanige opzegtermijn dat het lidmaatschap per 31 Maart van het lopende jaar als beëindigd beschouwt kan worden. (in afwachting van statuten)

8.3       Leden die in gebreke blijven door hun contributie of andere vorderingen van de vereniging niet te betalen zijn, ondanks beëindiging van hun lidmaatschap onverminderd gehouden te voldoen aan de financiële verplichtingen jegens de vereniging.

Alle kosten van vordering, zowel in- als buiten rechte komen voor rekening van het lid.

Art. 9 Fokkerslid 

9.1       Fokkerleden kunnen gebruik maken van faciliteiten verbonden aan het fokkerslidmaatschap:

• Dekreu op de website ; 
• Pup-info op de website en sociale media ;
• Vermelding als fokker op de website van de YTVC ; 
• Deelnemen aan fokkerevenementen van de YTVC (o.a. fokkersoverleg);

9.2       Fokkers zijn volgens de YTVC eigenaren van fokteven en/of dekreuen. 

9.3       Leden houden zich aan de gedragscode van de vereniging (vanaf 2023).

9.4       Leden die een nest met stamboom of afstammingsbewijs van de Raad van Beheer  fokken worden automatisch fokkerlid met de verplichtingen die daarbij horen. Bijvoorbeeld opvolgend van het verenigingsfokregelement en kynologisch regelement. Fokkers die niet voldoen aan de eisen kunnen geen gebruik maken van de faciliteiten die gelden voor een Fokkerslid. 

9.5       Fokkers doen per gefokte pup met stamboom of afstammingsbewijs van de Raad van Beheer een afdracht zoals benoemd in tarievenlijst.

Art. 10 Declaraties en vergoedingen 

10.1     Het bestuur declareert geen kosten, zoals: telefoon-,computer- en cateringkosten. Bestuursleden kunnen uitsluitend kosten declareren die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun bestuursfunctie.

10.2     Declaraties worden binnen 30 dagen ingediend, met originele bonnen of bewijsstukken samen met een declaratieformulier.

10.3     Per bestuurslid geldt een jaarlijks maximum van €100 aan declarabele kosten zonder voorafgaande toestemming. Alles daarboven moet vooraf worden goedgekeurd door ALV.

10.4     Uitgaven boven €50 per declaratie vereisen voorafgaande goedkeuring van de voorzitter en penningmeester.

10.5     Kilometervergoeding bedraagt maximaal €0,23 per kilometer, met een maximum van 1.000 km voor het hele bestuur gezamenlijk. 

10.6     Kilometers alleen voor bestuursvergadering, ALV of Raad van Beheer. 

10.7     Voor kilometerdeclaraties is een rittenregistratie verplicht.

10.8     Declaraties zonder bon worden alleen vergoed na expliciete bestuursbeslissing.

10.9     Declaraties die niet voldoen aan deze regeling worden niet vergoed.

Art. 11 Slotbepaling

In gevallen waarin de wet, de statuten en de reglementen niet voorzien beslist het bestuur.

Over deze beslissing legt het bestuur desgevraagd verantwoording af aan de algemene ledenvergadering.